メールや文書で目にする「ご査収ください」という言葉ですが、何気なく使っているけれど自信をもって説明できるほどではないという方もいらっしゃると思います。本記事では「ご査収ください」の基本的な使い方や注意すべきポイントなどをわかりやすく解説するとともに、受け取った際の返事の仕方についても詳しくまとめました。言葉の背景を理解していただき、日々のコミュニケーションをより円滑に進めるための一助としていただければ幸いです。

「ご査収ください」とは

「ご査収ください」は「ごさしゅうください」と読み、相手に何かを渡す際に添えられる丁寧な表現です。

この言葉に含まれる「査」にはよく調べて確認するという意味があり、「収」には手元に収めて受け取るという意味があります。単に物を受け取るだけでなく、内容に間違いがないかをしっかりと確かめてから、受け取ってほしいという願いが込められています。

大切な書類や金品を相手に送り、不備がないかチェックをお願いしたい場面で活用される、相手への敬意を込めた言い回しです。受け取る側が安心して内容を確認できるよう、品物を送る側が配慮を示すための丁寧な言葉として広く使われています。

「ご査収ください」の使い方

「ご査収ください」は主に、メールにファイルを添付して送る際や、封書で大切な書類を郵送する際に用いられます。相手が内容を確認する必要がある見積書、請求書、報告書などを届ける場面で活用するのが一般的です。

相手との関係性や状況に合わせて、言い回しを調整することで、より適切な印象を与えることができます。目上の方や社外の方へ送る場合は、「ご査収ください」に言葉を添えて、より柔らかな表現にすることをお勧めします。「ご査収のほどよろしくお願いいたします」や「ご査収くださいますようお願い申し上げます」といった形にすると、相手への敬意がより深く伝わります。一方で、すでに関係性が築けている相手や、少し簡潔に伝えたい場面では「ご査収願います」といった形も使われます。送るものの重要度や相手との距離感に合わせて、最適な言葉を選んでみてください。

メールで添付ファイルを送る場合

□ 先日の会議議事録を添付いたしました。ご査収ください。
□ 修正いたしましたデータを添付いたしましたので、ご査収のほどよろしくお願いいたします。
□ ご依頼いただいた資料を添付いたしましたので、ご査収くださいますようお願い申し上げます。

郵送で書類を送る場合

□ 研修プログラムのパンフレットを同封いたしましたので、ご査収ください。
□ 請求書を郵送しましたので、ご査収くださいますようお願い申し上げます。
□ 注文書一式を本日発送いたしました。お手元に届きましたら、ご査収のほどお願いいたします。

「ご査収ください」を使う際の注意点

相手に書類やデータの内容を、精査して受け取ってほしいときに用いる「ご査収ください」という言葉ですが、より円滑なコミュニケーションを行うためには、いくつか配慮しておきたい点があります。日々のやり取りで役立つ注意点について解説します。

1.　確認すべき対象がある場合のみ使用します

「ご査収ください」は、内容をよく調べて受け取るという意味を持っているため、必ず添付ファイルや同封書類など、確認すべき実体がある場面で用いることが大切です。確認するものが何もないメールや書面で「ご査収ください」を使ってしまうと、相手は何を確認すればよいのか分からず、戸惑わせてしまう可能性があります。また、メールの本文中に情報を記載しただけで、わざわざ資料を開いて確認するほどではない場合は、「ご確認ください」という表現に留めておくのが自然な印象を与えます。

2.　相手との関係性に合わせて言い回しを選びます

「ご査収ください」は目上の方や取引先に対しても使用できる言葉ですが、「ください」という語尾が命令のニュアンスを含んでいると感じる方もいらっしゃいます。相手に強制しているような印象を与えたくない場合は「ご査収のほどよろしくお願いいたします」や「ご査収くださいますようお願い申し上げます」といった、より柔らかな表現を選ぶのが望ましいです。また、相手からの依頼がない状態で企画書などを送る際は、「ご査収」よりも「お目通しいただければ幸いです」といった言葉を用いることで、より控えめで丁寧な姿勢を伝えることができます。

3.　口頭ではなく書面やメールで用います

「ご査収ください」は、主に文章の中で使われる書き言葉としての性質を持っています。そのため、直接会って話す際や電話でのやり取りの中で使われることは一般的ではありません。対面や電話で同様の意図を伝えたい場合には、「ご確認ください」や「お目通しください」、「ご確認の上、お納めください」といった話し言葉に適した表現に言い換えることが推奨されます。

「ご査収ください」の返事の仕方

相手から「ご査収ください」という言葉を添えて資料をいただいた際、どのように返信をすればよいかについて、場面ごとに詳しく解説します。

受け取りと確認の状況を伝えます

「ご査収」は「よく確認して受け取ってください」という意味の言葉ですので、返信の際も「確かに受け取ったこと」と「内容を確認したこと」をセットで伝えるのが丁寧です。もし出先などで、すぐに詳細な確認ができない場合は、まずは届いたことへの感謝を込めて「拝受いたしました」と一報を入れるのが親切です。その際、「内容については後ほど確認し、改めてご連絡いたします」と一言添えることで、相手に安心感を与えることができます。なお、「ご査収」は相手の動作を敬う言葉ですので、自分を主語にして「ご査収しました」と答えるのは誤りとなります。自分側の動作としては「拝受いたしました」「確認いたしました」といった表現を用いるのが適切です。

内容に問題がない場合の伝え方

受け取ったものの内容を確認し、修正点や不明点がない場合は、その旨を明確に伝えます。 「お送りいただいた資料を拝受し、内容に問題がないことを確認いたしました。迅速なご対応に感謝申し上げます」といった返信をすることで、相手は次の工程へ安心して進むことができます。

修正や確認をお願いしたい場合の伝え方

内容に相違があったり、変更をお願いしたい点が見つかったりした場合は、速やかにその内容を伝えます。「資料を拝見しましたが、数点修正をお願いしたい箇所がございます。お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認いただけますでしょうか」と、相手の労をねぎらいつつ、具体的にどの部分を直してほしいのかを明確に示すことで、スムーズなやり取りが可能になります。

「ご査収ください」の言い換え表現

「ご査収ください」という表現以外にも、状況や相手との関係性に合わせて使える、丁寧な言い換え表現がいくつかあります。 それぞれの言葉が持つニュアンスを理解して使い分けることで、より細やかな配慮が伝わります。

1.　ご確認ください

この表現は、書面だけでなく対面での会話でも使える非常に汎用性の高い言葉です。「受け取る」という意味までは含まれませんが、内容を確かめてほしいときに最も幅広く活用できます。
〈 例文 〉
　□ スケジュールの詳細を記載いたしましたので、内容をご確認いただけますでしょうか。
　□ 来月の販売計画案を作成いたしました。お手すきの際にご確認をお願いいたします。

2.　ご高覧（こうらん）ください

「見る」の非常に丁寧な尊敬表現で、主に社外の方や目上の方に対して、敬意を込めて書面やメールで用います。完成した成果物を見ていただく際などに適していますが、修正を前提とした確認にはあまり向きません。
〈 例文 〉
　□ 弊社の新しい会社案内が完成いたしましたので、ご高覧いただければ幸いです。
　□ 今年度の活動報告書をまとめました。お時間の許す際にご高覧お願い申し上げます。

3.　お目通しください

書類の全体に目を通してほしいときに使われる表現です。メールなどの文章よりも、口頭で上司や関係者に確認を依頼する際に適しており、社内でのやり取りでよく選ばれます。
〈 例文 〉
　□ 会議の参考資料を事前に共有いたします。当日までにお目通しいただけますでしょうか。
　□ プロジェクトの進捗を報告書にいたしました。後ほどお目通しをお願いいたします。

4.　ご一読ください

「一通りざっと読んでおいてください」というニュアンスを含みます。会議前の資料共有など、内容を把握しておいてほしい場面で、相手にあまり負担を感じさせずに依頼したいときに役立ちます。
〈 例文 〉
　□ 本日の打ち合わせに使用する資料を共有します。事前にご一読いただけますでしょうか。
　□ お客様からいただいたご要望をまとめました。会議の前にご一読をお願いいたします。

5.　ご参照（さんしょう）ください

他の資料と照らし合わせたり、参考にしたりしてほしいときに用いる言葉です。メインの資料を補足するデータや、過去の事例を見てほしい場合に適しています。
〈 例文 〉
　□ 詳しい算出根拠につきましては、別添の計算書をご参照くださいますよう存じます。
　□ 昨年度の売上実績を共有いたします。今期の目標を立てる際にご参照ください。